España avanza hacia un sistema de facturación completamente digital. Si bien es cierto que la aprobación de la Orden HAP/1650/2015 que establecía la obligación de emitir facturas electrónicas a la hora de trabajar con las administraciones públicas, la publicación de la ley 11 2021, conocida como Ley Antifraude Fiscal, y la Ley Crea y Crece en 2022 han supuesto dos nuevos avances regulatorios que ponen de manifiesto la importancia que Hacienda da a la transparencia de las relaciones comerciales entre empresas y autónomos en todo el territorio nacional.

La lucha contra el fraude y el dinero negro es uno de los objetivos prioritarios de la nueva política fiscal española. Y, para avanzar en este campo, la factura electrónica y los sistemas de verificación van a marcar el inicio de una nueva etapa en la gestión fiscal empresarial.

Estos cambios no solo van a afectar a los departamentos contables y de facturación, sino que también van a suponer una transformación integral en la forma de documentar las operaciones comerciales de las organizaciones y profesionales. Si bien es cierto que al principio puede ser un proceso complejo y muy diferente al utilizado hasta el momento, la adaptación a los nuevos requisitos aportará ventajas competitivas en el tejido empresarial gracias a la tecnología..

Esta transición hacia un modelo digitalizado requiere conocer a fondo los nuevos requisitos, plazos y herramientas. Por ello, vamos a analizar los puntos más importantes de la ley de fraude, así como los de la obligatoriedad de emitir facturas electrónicas. Aspectos que, más pronto que tarde, afectarán a las empresas españolas de todos los tamaños.

La factura electrónica obligatoria: un nuevo requisito para empresas

La Ley Crea y Crece publicada en el año 2022 ha ampliado el alcance de la facturación electrónica en España. En concreto, esta normativa extiende la obligación de emitir facturas electrónicas a todas las empresas y autónomos en sus relaciones comerciales B2B, lo que supone una evolución natural pero exigente para el tejido empresarial español, que tiene que empezar a adaptarse a los plazos definidos por la normativa.

Cabe recordar, sin embargo, que la normativa anterior a su publicación únicamente exigía la facturación electrónica en operaciones con las Administraciones Públicas. Ahora, todas las transacciones comerciales entre empresas deberán documentarse mediante facturas electrónicas, independientemente del tamaño de las organizaciones implicadas o del sector en el que operen.

En este proceso, la verificación de la factura electrónica se va a convertir en un requisito fundamental. No en vano, según la propia legislación, estos documentos deben cumplir con estándares técnicos específicos y contener toda la información necesaria para garantizar su validez legal y fiscal.

Beneficios de la facturación electrónica

La transición hacia la facturación electrónica, aunque supone un esfuerzo inicial de adaptación, ofrece múltiples ventajas para las empresas. Los beneficios van más allá del simple cumplimiento normativo y afectan positivamente a diferentes áreas de la organización. Entre los beneficios más importantes destacan:

• Seguridad jurídica: Las facturas electrónicas proporcionan un mayor nivel de protección legal para todas las partes implicadas. La firma electrónica y los sistemas de verificación de la factura como Verifactu, impulsado por la la Agencia Tributaria,  garantizan la autenticidad del documento y su integridad..
• Fin a los conflictos: La claridad y trazabilidad que aporta la facturación electrónica reduce las disputas comerciales. Debido a que los sistemas digitales permiten un seguimiento preciso de fechas de emisión, recepción y pago, los malentendidos sobre plazos o condiciones se minimizan, facilitando relaciones comerciales más fluidas y basadas en la confianza mutua.
• Cumplimiento fiscal y evitar sanciones: La implementación correcta de la facturación electrónica asegura el cumplimiento automático de los requisitos establecidos en la ley 11 2021. En este sentido, el uso de sistemas informáticos como software contable y de facturación verifica que cada documento contiene todos los elementos obligatorios y que su formato cumpla con la normativa. Una automatización que reduce drásticamente el riesgo de ser sancionado por incumplimiento.
• Detección de errores y fraudes: Los sistemas de facturación electrónica capaces de llevar a cabo la verificación permiten detectar errores en importes, impuestos o datos identificativos antes de su envío, lo que mejora la precisión contable y evita intentos de fraude.

Verificación de la factura: garantizando la autenticidad y el cumplimiento

En este proceso de transición fiscal, la verificación de la factura es un paso esencial a la hora de asegurar su autenticidad e integridad tanto a nivel técnico como de contenido. El objetivo que busca la Agencia Tributaria con la verificación es el de asegurarse de que la factura no ha sido alterada desde su emisión y que cumple con todos los requisitos legales.

Para conseguirlo, la Administración española ha desarrollado el sistema Verifactu, una herramienta dirigida a verificar las facturas y remitir  automáticamente toda la información a la Agencia Tributaria. Con el uso de esta plataforma, todas las partes implicadas en una transacción pueden cerciorarse de que las facturas cumplen con todos los requisitos, tanto el contenido (datos completos del emisor y receptor, número, fecha, descripción, importe, impuestos y pago) como aspectos técnicos (estructura XML «Facturae», firma electrónica y validación XSD). Pasos Clave para las Empresas

Para facilitar todo este trabajo, va a ser más necesario que nunca contar con un software de facturación adecuado y certificado que cumpla con los requisitos de la Ley Antifraude y sean compatibles con el futuro sistema Verifactu. Y, por supuesto, las empresas deben empezar a formar a sus profesionales y revisar procesos para cumplir con los nuevos requerimientos fiscales.

Aunque exigentes, estos cambios ofrecen oportunidades para optimizar procesos, reducir errores y mejorar la transparencia. Así que no lo dudes y empieza a adaptar tu empresa a este nuevo escenario fiscal y digital. Cuanto antes lo hagas, antes aprovecharás los beneficios de la digitalización y de la factura electrónica.