La reciente llegada de Tax One, una innovadora plataforma en la nube, está revolucionando el proceso de presentación de libros y cuentas anuales ante el Registro Mercantil. La solución no solo promete digitalizar, automatizar y controlar de manera integral todo este proceso, sino que también garantiza la trazabilidad completa de cada expediente y el seguimiento de estados, documentación y facturación asociada.

A pesar de que numerosas empresas han avanzado en la digitalización de sus procesos contables, la relación final con el Registro Mercantil aún depende, en gran medida, de tareas manuales y prácticas desactualizadas. La legalización de libros y el depósito de cuentas anuales siguen siendo una carga considerable para asesorías, gestorías y despachos mercantilistas.

Tax One surge para aliviar esta carga operativa, optimizando la gestión de la documentación societaria y contable desde un solo entorno. Esto incluye la generación de documentos, la presentación telemática y el seguimiento de cualquier notificación o incidencia posterior. La plataforma está dirigida especialmente a aquellas instituciones que manejan obligaciones recurrentes para múltiples sociedades, facilitando un control más eficaz sobre los plazos, las firmas y las posibles subsanaciones en el proceso.

Pablo Robles, abogado y director general de Tax One, enfatiza que la herramienta nace de una necesidad real en el campo. «Controlar todo el proceso mercantil de principio a fin es esencial, incluyendo la generación documental y el seguimiento de incidencias», afirma. Entre las funcionalidades destacadas se incluye la lectura automatizada de escrituras, la creación de actas y certificaciones, así como el seguimiento de notificaciones del Registro Mercantil.

Expertos del sector, como Ricard Pérez de Auren, subrayan la creciente importancia de profesionalizar y controlar estos procesos, especialmente en entornos con un elevado número de sociedades. La implementación de una herramienta que centralice y controle todo el flujo registral es fundamental para una gestión más eficiente.

GSM&B, una firma que ya trabaja con Tax One, ha reportado mejoras significativas en la coordinación de sus procesos, moviéndose de un enfoque manual a una gestión más automatizada y organizada. Laura Vicente, socia directora ejecutiva de la firma, destaca cómo la plataforma permite tener una visión más clara del estado de cada expediente, lo que se traduce en una reducción del trabajo manual.

Además de su funcionalidad, Tax One se distingue por su enfoque de implementación. No se trata solo de proporcionar un software, sino de acompañar a las empresas durante el proceso de adopción. Este enfoque busca superar la resistencia al cambio de metodologías que, a pesar de ser ineficientes, han sido parte del trabajo diario durante mucho tiempo.

La sensibilidad de la información tratada en estos procesos críticos también es un factor que resalta la necesidad de confianza en el proveedor tecnológico. Joana Teixidor, socia y directora técnica de Tax One, señala que se implementa un enfoque gradual, permitiendo a las asesorías y despachos comprobar la efectividad del sistema antes de su adopción completa.

Con su propuesta, Tax One espera ofrecer una solución eficiente para las tareas recurrentes en el ámbito mercantil sin sacrificar el control de procesos sensibles. La compañía sostiene que la digitalización debe ir más allá de la automatización de trámites, buscando también facilitar una mayor trazabilidad, seguridad y capacidad de seguimiento. Según sus representantes, Tax One complementa las herramientas contables ya existentes, enfocándose en el flujo de trabajo que aún consume tiempo y requiere un control riguroso en relación con el Registro Mercantil.