Las reuniones se han convertido en uno de los mayores enemigos de la productividad en el entorno laboral, debido a la pandemia y al teletrabajo. El pasado año 2020, las plataformas de servicios de videoconferencias, batieron el récord de los 2,7 mil millones de minutos en reuniones virtuales en todo el minutos, siendo España uno de los países europeos que más reuniones de este tipo mantiene. Este tipo de reuniones, si no se hace de forma correcta, puede traducirse en menor motivación y mayor estrés.
Sin embargo, ¿qué factores debemos tener en cuenta para mantener una reunión productiva y eficiente? Udemy, presenta las 5 claves fundamentales para conseguirlo, aplicables tanto a reuniones virtuales como presenciales.
Definir el objetivo
¿Para qué nos reunimos? ¿Cuál es el resultado esperado del encuentro? Si no tenemos claro qué es lo que buscamos con la reunión, es muy probable que perdamos el tiempo en lugar de invertirlo. Definir el objetivo es el primer paso para confirmar si realmente necesitamos una reunión para lograr nuestra meta.
Elegir a los participantes adecuados
¿Quiénes son los participantes necesarios y quiénes son los opcionales? Muchas veces nos hemos encontrado en medio de reuniones para las cuales nuestra asistencia solo era requerida en diez precisos minutos. Para evitar este tipo de errores, habrá que identificar a los ‘decision makers’, es decir, quiénes son aquellos perfiles que realmente necesitamos para lograr el objetivo definido.
Preparar una agenda
Una vez definimos el objetivo de la reunión y a quiénes necesitamos para conseguirlo, necesitaremos preparar una agenda. Planificar los temas a tratar, ordenarlos por importancia y asignar a cada uno la duración será clave para garantizar el éxito.
Una vez tengamos la agenda lista, deberemos compartirla en la misma invitación. Así las personas no sólo sabrán sobre qué tratará, sino que conocerán también para qué se les requiere y podrán anticiparse y preparar sus propios puntos a compartir. Además, si se va a trabajar sobre una presentación, debemos procurar compartirla para que los asistentes puedan revisarla y estar prevenidos.
Gestionar el tiempo
Designar un moderador o una persona que lidere la reunión es primordial para asegurar que se cumple cada punto de la agenda. Alguien que se asegure de que se trata cada tema y que respetemos el tiempo definido para cada uno. Sólo así, podremos realmente cumplir el objetivo establecido.
Documentar y crear un plan de seguimiento
Después de la reunión será necesario documentar lo sucedido: quiénes pudieron asistir y quiénes no, acuerdos establecidos, debates y plan de acción. Luego deberemos compartirlo con todos los invitados y, si requiere un seguimiento, también enviaremos la invitación para el próximo encuentro.
Foto: piqsels
